Базовый бизнес процесс организации технического обслуживания инженерного оборудования и строительных конструкций здания я уже описывал. Здесь опишу более детально процессы по организации эксплуатации инженерных систем здания.
Разложим основной процесс по блокам, с учётом всех вспомогательных процессов. Такая схема бизнес-процессов составляющих обслуживание здания будет у любой организации, независимо от того обслуживается собственное оборудование собственной службой эксплуатации, или на основании договора подряда с собственником (владельцем) оборудования.
По сути, здесь я расписал только один из блоков в бизнес процессах организации на входе которого - появление инженерного оборудования, на выходе - исправное инженерное оборудование и комплект, оформленной должным образом, эксплуатационной документации. Аналогично происходит и процесс эксплуатации строительных конструкций. Единственное отличие - отсутствие блока "техническое обслуживание". Что бы не усложнять рисунок я не стал его добавлять, но учитывать его наличие буду.
Разложим блоки на подзадачи.
- Техническое обслуживание объектов ТОиР
- Разработка чек-листов ежедневного технического осмотра
- Проведение ежедневного технического осмотра
- Разработка регламентов технического обслуживания
- Планирование технического обслуживания
- Проведение технического обслуживания
- Эксплуатационный контроль
- Разработка чек-листов проведения эксплуатационного контроля и диагностики оборудования, осмотра строительных конструкций
- Планирование эксплуатационного контроля инженерного обрудования
- Планирование эксплуатационного контроля строительных конструкций
- Проведение эксплуатационного контроля инженерного обрудования
- Проведение эксплуатационного контроля строительных конструкций
- Ремонт оборудования
- Планирование проведения ремонта
- Выполнение ремонта
- Ведение эксплуатационной документации
- Учёт объектов технического обслуживания и ремонта (ТОиР)
- Определение порядка разделение инженерных систем на объекты ТОиР
- Формирование перечня объектов ТОиР, его состава, ведения и порядка внесения изменений
- Учёт объектов ремонта строительных конструкций
- Формирование перечня объектов ремонта, его состава, ведения и порядка внесения изменений
- Определение перечня
- Разработка перечня необходимой эксплуатационной документации и внесения в него изменений
- Документооборот технического обслуживания
- Документооборот эксплуатационного контроля
- Документооборот ремонта оборудования
- Учёт объектов технического обслуживания и ремонта (ТОиР)
- Материальное снабжение
- Планирование закупки материалов для технического обслуживания
- Формирование перечня неснижаемого запаса материалов и запасных частей для оборудования и внесение в него изменений
- Планирование закупки инструмента
- Порядок закупки материалов, запасных частей и инструмента
- Управление персоналом
- Определение требований к квалификации нанимаего персонала
- Определение порядка прохождения персоналом испытательного срока
- Разработка программ обучения персонала, формирование тест-листов для аттестации и порядка внесения изменений в них
- Определение порядка повышения квалификации персонала
Такая, достаточно глубокая, декомпозиция нужна для понимания как порядка прохождения процесса, так и время затраченного на его исполнения. Также это даёт понимание какие дополнительные ресурсы нужны для их выполнения.
Конечно, можно сказать, что придёт вот Вася, и в командно-административном стиле наладит всю работу. Конечно это не так. Командно-административный способ управления подходит для тушения пожаров и решения других черезвычайных ситуаций. В регулярной работе такой метод эти пожары как раз и создаёт. И когда Вася уходит вся работа запросто останавливается, если конечно ему удалось её вообще организовать. Васи разные бывают.
Регулярно выполняемых бизнес-процессов, непосредственно относящихся к ТОиР можно выделить четыре. Выделил их жёлтым цветом. Остальные задачи, такие как разработка регламентов и чек-листов, формирование регламентов, выполняются единожды, их можно регламентировать и выполнять на основе регламентов и порядка внесения изменений. Пересмотр и внесение изменений в регламенты вопрос главного инженера компании. Бизнес-процессы относящиеся к материальному обеспечению также надо рассматривать отдельно, так как в них задействованы и другие подразделения компании. Ремонт это процесс нерегулярный, выполняется он по фактическому состоянию. Его рассмотрим отдельно.
Посмотрим подробнее на бизнес-процесс проведения технического обслуживания. Процесс ЕТО выглядит аналогично, за исключением получения и сдачи материалов, на входе и выходе будет не наряд-задание, а чек-лист проведения осмотра. Отдельно рисовать его не буду.
1. Бизнес-процесс проведения технического обслуживания инженерного оборудования
Бизнес-процесс даёт понимание, какие этапы есть при выполнении работ по техническому обслуживанию. Соответственно становиться понятно, что время выполнения таких работ нельзя оценивать только исходя из времени указанных в регламентах проведения работ по техническому обслуживанию. Необходимо учитывать время на проведение инструктажа, прибытие и убытие на рабочее место, получение и сдача инструмента.
Процессный подход к организации работы позволяет оценить необходимое количество человеко-часов и, исходя из этого, количество необходимого рабочего персонала для проведения работ. Очень полезно при взаимодействии с другими подразделениями компании, когда возникают вопросы о сокращении издержек связанных со штатным расписанием.
Давайте нарисуем такой бизнес-процесс по проведению эксплуатационного контроля инженерного оборудования. Этот процесс следующий в цепочке.
2. Бизнес-процесс выполнения эксплуатационного контроля инженерных систем и строительных конструкций
Исполнители данного процесса - инженеры по направлениям. На выходе процесса мы получаем актуальную техническую документацию и данные для планирования и производства ремонта. Это могут быть как записи в журнале неисправностей, так и картотека неисправностей.
Такое рассмотрение в виде процесса очень хорошо помогает определить временные затраты инженеров на его выполнение, на каждом этапе. Кроме того чётко определяет ответственность за ведение эксплуатационной документации, которая, зачастую ведётся время от времени, а также актуализировать исполнительную документацию (схемы, рабочие чертежи), которая, практически у всех, не актуализируется никак.
Сделаю такую-же картинку по выполнению ремонта.
3. Бизнес-процесс по организации ремонта инженерного оборудования и строительных конструкций.
Нетрудно заметить, что ремонт достаточно сложный бизнес-процесс. Процесс имеет ветвление, так как ремонт может выполнятся как силами собственных сотрудников, так и силами нанятого подрдчика, в зависимости от его сложности. В состав процесса входит ещё 5 отдельных бизнес-процессов в которых участвуют и другие подразделения компании. Это и отдел закупок, юридическая, финансовая службы компании и, возможно, другие. Зависит от структуры и принятых в компании бизнес-процессов. Про ремонт инженерного оборудования и строительных конструкций здания читайте в отдельной статье.