Методы планирования в управлении временем
4.1. «Дерево целей»
«Дерево целей» (по аналогии с вершиной дерева и его ветвями)
Совокупность целей в нем выстроена по иерархическому принципу. При этом все временные задачи стремятся к вершине дерева. Другими словами, чтобы достичь цель верхнего уровня, следует планомерно реализовывать текущие.
Данный метод актуален потому, что он позволяет:
- создать стратегическую картину вашей деятельности;
- увязать перспективные цели и очевидные задачи на каждом этапе;
- определить последовательность выполнения задач разного уровня.
Как выглядит «Дерево целей»?
Ствол – стратегическая цель.
Ветви — детализированные цели, от которых зависит осуществление главной цели, основные сферы деятельности, крупные проекты.
Веточки — задачи, которые необходимо решить в основных сферах, конкретные проекты иих составляющие.
Листья — конкретная практическая деятельность. Небольшие дела, мероприятия. Рутина. Контакты
Пример декомпозиции цели
Важно!
- Чем больше мелких веточек на вашем дереве, тем более полно вы продумали план реализации поставленной цели.
- Помните, что каждая задача должна иметь конкретные измеримые результаты для оценкиее завершенности.
- Список целей и задач должен быть всеобъемлющим. Никакие дела не должны «выпасть»из списка.
- При этом не обязательно сразу составлять дерево целей с идеей решения задач глобального масштаба. Метод отлично работает при
декомпозиции целей и задач любого уровня.
4.2. Матрица «Важное – Срочное»
Метод расстановки приоритетов «Важное – Срочное» (матрица Эйзенхауэра)
Этот метод предложил генерал Дуайт Эйзенхауэр. Он составил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной организации своего времени. Она помогла ему добиться успеха — стать президентом США. Матрица Эйзенхауэра помогает выделить главноев делах каждого дня и заняться именно тем, что важно в первую очередь.
Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на
четыре категории:
А — важные и срочные («горящий» проект, неотложные дела, критические ситуации, проекты,у которых подходят сроки сдачи).
В — важные и несрочные (налаживание отношений, определение новых перспектив, оценка полученных результатов, планирование долгосрочных целей).
С — неважные, но срочные (телефонные звонки, внезапные посетители, мелкие дела, «навязанные» проблемы, некоторые совещания, рассмотрение неотложных материалови т.д.).
D — неважные и несрочные (поглотители времени, мелочи, отнимающие время, развлечения).
Практикум
«Мои рабочие дела». Анализ распределения дел по важности и срочности
Запишите в таблице ВСЕ служебные дела, которые на сегодняшний момент числятся за вами.После этого поставьте для каждого из дел
оценку его важности и срочности по шкале от 1 до 10 (где 1 – это минимум, а 10 – максимум). Далее перенесите все ваши оценки по каждому из дел в матрицу Эйзенхауэра. Проанализируйте, какие квадраты (А, В, С, D) максимально заполнены делами?
(Приложение № 6)
